Sajtótájékoztató lebonyolítása: az alapvető szabályok

Az újságírók nagyra értékelik a sajtótájékoztatókban való részvételt, mivel lehetőséget nyújtanak arra, hogy kézhez kapják a legfontosabb információkat. Részt vettek a nagy cégek, népszerű emberek képviselői. Lehetőség nyílik arra, hogy felhívja a figyelmet minden problémára, hogy bemutassa az új típusú szolgáltatásokat, hogy megismerje a vállalat által elért sikereket. Végül is egy sajtótájékoztató központi esemény, amelyen számos fontos kérdés és feladat foglalkozik. Ezért fontos tudni, hogyan kell rendezni az eseményt helyesen.

Azok a nagy szervezetek, amelyek tevékenységük médiumában objektív lefedettséggel foglalkoznak, előzetesen tervezik a sajtótájékoztatók gyakoriságát. Ráadásul az ilyen események gyakorisága a sajtóban betöltött bizalomról szól, és stabilitást kelthet. A középvállalkozásoknak meg kell határozniuk maguknak, hogy mi lesz a számára optimális. Az újságírókat gyakran hívják havonta vagy negyedévente.

Figyelembe véve az esemény fő témáját (a piaci helyzetről, a cég új szolgáltatásainak bemutatásáról, a negyedévek tevékenységének elemzéséről szóló történetről), meg kell fogalmazni azt a nagyszabású módon. Úgy kell szólnia, hogy felhívja a figyelmet a közelgő sajtótájékoztatóra.

Kívánatos, hogy a sajtótájékoztató tartása nem egyezik meg a regionális, városi eseményekkel vagy olyan jelentős eseményekkel, amelyek az újságírók jelentős részét elterelhetik. A sajtótájékoztató tartásának optimális ideje a hét közepén lesz, legkésőbb négy délután. Nemkívánatos, hogy a rendezvényed egybeesik a hatóság által fogva tartott eseményével.

A sajtótájékoztató helyének kiválasztásakor a szervezet lehetőségeit kell választani. A helyiségnek feltétlenül elég tágasnak kell lennie legalább húsz ember befogadására, viszont nincs sok szabad hely, hogy ne okozzon az esemény jelentéktelen jelentőségét. Ügyeljen arra, hogy vannak-e mikrofonok a szobában, ha szükséges, vigyázzon a vetítővászon jelenlétére. Ha újságírókat hívnak a televízióból, akkor szabad helyet kell biztosítaniuk a televíziós kamerák fogadására.

A sajtótájékoztató előkészítése és tartása magas szinten zajlott, ezért össze kell állítani azon médiumok listáját, amelyek képviselői részt vesznek a rendezvényen. Két héttel a tervezett konferencia előtt az újságíróknak sajtóközleményeket, valamint meghívókat kell küldeniük, amelyek tartalmazzák az esemény témáját, az újságíró nevét, a dátumot és a helyszínt. Ha a cím egy kevéssé ismert utcán található, akkor jobb, ha meghívót küld a forgalmi séma számára. Az esemény előestéjén, a vendégek számának tisztázása érdekében az újságíróknak hívniuk kell. Végül is elfelejtik a meghívást, vagy nem kapnak sajtóközleményt.

A konferencia kezdete előtt a résztvevők regisztrálva vannak. A meghívott újságírók listáját később a rendezvény házigazdája fogadja. Sajtótájékoztató tartása Létrehozta a vendégszeretet hangulatát, gondoskodnia kell az újságírókról szóló táblákról, amelyekre a média nevét fel kell tüntetni.

Az újságírók számára különleges prezentációs csomagokat készítenek, amelyek "tájékoztató anyagokat" tartalmaznak, amelyek tartalmazzák a sajtóközleményt, az emberek listáját a sajtótájékoztatón, promóciós és promóciós anyagokat.

A sajtótájékoztatót vezető sajtótitkár megnyitja az eseményt, bejelenti a témát, majd bemutatja azokat a személyeket, akik a sajtótájékoztatót adják. Feladatai közé tartozik a szabályozás figyelemmel kísérése is. A sajtótitkárnak képesnek kell lennie párbeszédet folytatni. A beszélgetés során be kell töltenie a szünetet.

Az asztalra, amelynek mögött ülnek a sajtótájékoztatót adó személyek, meg kell adni a plakát nevüket és elfoglalt pozíciójukat. A hosszú időre tervezett események esetében szünetet kell biztosítani egy kávészünetre, egy látogatásra a WC-ben és a dohányzó szobákban.